Compra de suprimentos
A compra de suprimentos consiste em uma estratégia fundamental no meio empresarial, que define diversas formas de negociações e aquisições acertadas de insumos de produção, destinados ao funcionamento e manutenção da organização.
Quando o assunto é compra de suprimentos, não basta somente dispor da necessidade e do capital, é necessário saber comprar de maneira assertiva, visto que através dela é possível gerir a redução de custos e manter a qualidade dos materiais adquiridos.
Responsabilidades do setor de compra de suprimentos
Os profissionais em compra de suprimentos, tem como principal objetivo efetivar compras assertivas, algumas de suas responsabilidades são:
- Planejar as aquisições, especificando detalhes da compra, como, qualidade, quantidade, tempo e lugar da entrega;
- Filtrar os fornecedores adequados para cada serviço ou produto;
- Emitir os pedidos;
- Registrar todas as negociações e cotações;
- Organizar e determinar o destino dos produtos;
- Estimar as despesas com estocagem e depreciação dos produtos adquiridos;
- Manter o fluxo contínuo de mercadorias e suprimentos necessários para a produção;
- Utilizar checklist como ferramenta de recebimento e relatório de uso na empresa.
Realizando uma compra de suprimentos mais eficiente
O processo de compras é um dos mais importantes no meio empresarial, é através dele que ocorre a provisão de produtos e matéria-prima essenciais para a produção dos bens comercializados.
A seguir, listamos alguns passos para realizar uma boa gestão de compras:
1. Informações sobre produtos e quantidades
É fundamental ter em mãos um bom registro de cada produto comprado, especificações técnicas, quantidade em estoque, entre outros.
2. Análise de vendas
É importante que o gestor de compras tenha controle sobre a atuação do setor comercial, a fim de entender como estão as vendas dos produtos comercializados por sua empresa.
Registrando dados como: valor médio pago por produto, valor médio pago por fornecedor, total de compras por mês, melhor fornecedor, etc.
3. Negociação e Relacionamento com Fornecedores
Um dos principais passos para uma boa gestão comercial é uma negociação assertiva que garantirá uma boa rentabilidade ao empreendimento. Por esse motivo, o gestor de compras deve sempre analisar as melhores propostas, considerando a qualidade dos produtos e insumos.
Importante salientar a necessidade de estabelecer um bom relacionamento com fornecedores, uma vez que através dessa relação, é possível garantir maiores vantagens competitivas no momento da aquisição.
4. Estoque de Segurança
Pensando em atender a demanda de seus clientes e manter ativa sua competitividade no mercado, o gestor de compras deve sempre manter um estoque de segurança.
5. Integração com outros departamentos
É fundamental que o setor comercial estabeleça um bom relacionamento com outros departamentos como comercial, marketing, logística, está sempre à frente de suas atividades.
Mapeamento de processos
Um processo essencial na compra de suprimentos é o mapeamento de processos, também conhecido por fluxograma. Através dele, o gestor estuda as etapas e métodos de trabalho, em busca de gargalos que possam afetar os resultados.
De maneira que, a identificação das causas dessas falhas se torna mais precisa, possibilitando ao gestor implementar ações eficazes, que resolvem o problema, em vez de elaborar ações que somente minimizam os sintomas.
Para que o mapeamento ajude de fato, o ideal é analisar as atividades executadas e levantar seus pontos principais como:
- Fornecedores do material ou as informações necessárias para a realização da atividade;
- Entradas: são os recursos usados na execução do processo;
- Monitoramento do fluxo das atividades;
- Saídas: resultado da finalização da atividade;
- Clientes;
Vale lembrar, que garantir um mapeamento realmente eficaz, muitas vezes leva tempo, é necessário realizar análises periódicas, a fim de verificar se os resultados são satisfatórios. Em caso afirmativo, formalizar o novo método e em caso negativo implementar modificações até que se estabeleça bons resultados.
Indicadores de desempenho
Uma ferramenta de gestão que auxilia no fluxograma são os softwares de gestão, utilizados como indicadores de desempenho. Por meio deles, o gestor consegue analisar melhor se os recursos e esforços direcionados para as atividades foram necessários para alcançar as metas elaboradas inicialmente.
Tarefas realizadas de forma manual, são mais demoradas, estão mais propensas a falhas, apresentam informações descentralizadas dificultando sua localização. Os dados são menos seguros e confiáveis, além de uma série de outros problemas que são facilmente resolvidos com o uso da tecnologia.
Dessa maneira, utilizar um software possibilita ao gestor gerar relatórios e analisar os dados com maior eficiência e confiabilidade.
Por fim, uma boa gestão na compra de suprimentos, é dispor de uma organização, garantindo que o desenvolvimento das atividades da empresa estejam disponíveis, e nos casos em que não for realizada com eficiência, pode gerar consequências e prejuízo ao seu negócio.