Se sua empresa precisa de mais organização, eficiência e produtividade, a metodologia 5W2H pode ser a solução ideal! Essa ferramenta simples e prática ajuda a transformar planos em ações concretas, garantindo que cada etapa seja bem estruturada.
Principal função do 5W2H
O 5W2H tem como principal função estabelecer todas as etapas que compõem os processos da gestão de projetos e a criação de planos de ação que podem ser aplicados pelo time, otimizando os resultados da empresa.
A sigla corresponde às iniciais, em inglês, referentes às sete diretrizes que estabelecem a criação de planos de ação, norteiam todo o processo. Um conjunto pronto de abordagens e otimizam os seus resultados. Em outros contextos, refere-se a uma série de ações e estratégias que visam solucionar um problema bem específico. São elas:
Os 5W:
What (o que será feito?)
Why (por que será feito?)
Where (onde será feito?)
When (quando será feito?)
Who (por quem será feito?)
Os 2H:
How (como será feito?)
How much (quanto vai custar?)
Portanto, a metodologia 5W2H é formada a partir das respostas para essas sete perguntas, seja de um projeto, de uma área ou atividade. A partir da coleta dessas respostas, tem-se um mapa de atividades que vão de direcionar a tornar a execução muito mais clara e efetiva, como vamos explicar!
Importância do 5W2H
Embora carregue um nome peculiar, o conceito dessa ferramenta é bem simples, uma vez que se trata de um modelo de “checklist” administrativo, utilizado na modalidade de perguntas específicas, buscando obter soluções através das respostas.
Vale salientar que, o 5W2H não se limita apenas às áreas administrativas, podendo ser aplicado em qualquer departamento ou função, assim como, pode ser aplicada em qualquer localização, considerando sua abrangência universal. Ou seja, possui um uso muito amplo e completo.
Sendo assim, um gestor pode aplicá-la de diversas maneiras, como, por exemplo:
– No desenvolvimento de ações para aumentar a receita de uma empresa;
- Desenvolvimento de ações para aumentar a base de clientes;
- Avaliar processos ou eventuais gargalos;
- Reduzir custos operacionais;
- Definir uma estratégia de vendas e marketing;
- Planejar a manutenção de equipamentos em uma indústria;
- Auxiliar no planejamento estratégico;
- Criar um processo de recrutamento e seleção;
- Vantagens de aplicação,
A aplicação do 5W2H traz diversos benefícios, além de um melhor direcionamento para os times, alinhando todos os envolvidos em um projeto a respeito do que será feito.
A seguir, abordamos algumas vantagens desse modelo:
Concretização de uma ideia
Como já mencionado, essa ferramenta busca facilitar a organização dos processos e dos projetos, através da criação de um plano de ação que possibilite a execução de sua ideia.
Acessibilidade
Uma ferramenta simples e objetiva, que visa otimizar o tempo gasto pelas empresas em sistemas complexos de gestão, a matriz 5W2H apresenta maior facilidade ao ser manuseada, guiando o usuário para as decisões fundamentais buscadas em seu processo.
Gestão de tempo
Além de uma boa acessibilidade, a matriz 5W2H apresenta sempre um mesmo modelo, completo e eficiente, onde concentram-se todas as informações necessárias de maneira prática e visível. De maneira que, um gestor as encontrará com facilidade sempre que precisar.
Sem custos, maiores ganhos
A metodologia pode ser utilizada de maneira 100% gratuita, possibilitando a gestão de inúmeros planejamentos de maneira simples totalmente sem custo para sua empresa.
Importante lembrar que, o conceito 5W2H pode, inclusive, impactar seus resultados positivamente, trazendo ganhos para seu negócio. Isso ocorre, pois através da utilização da ferramenta há um aumento da produtividade, resultando em um rendimento melhor da equipe e, consequentemente, da empresa.
Outras vantagens do 5W2H são:
- Economizar recursos financeiros;
- Evitar retrabalho;
- Aumenta a capacidade da entrega no prazo;
- Otimizar a produtividade do time;
- Melhorar a experiência dos usuários a partir de um conhecimento mais profundo sobre os problemas que eles enfrentam.
Por fim, a ferramenta 5W2H é uma ótima oportunidade para aqueles que buscam aprimorar seu planejamento estratégico. Um sistema prático e seguro que contribuirá com o aumento seu negócio que permite melhores análises para ações mais assertivas rumo ao objetivo da empresa.